In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Keniaproject van Teus en Leny Bos omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

De Stichting Keniaproject van Teus en Leny Bos hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:

A. Spreadsheet met donateur/belangstellende administratie
Deze bevat de volgende informatie:
• Voorletters
• Voorvoegsel
• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Emailadres
Wij leggen bovenstaande gegevens vast om u te kunnen informeren via de post of via de mail over alle zaken die verband houden met de werkzaamheden en de doelstelling van Stichting Keniaproject van Teus en Leny Bos.

B. Spreadsheet donateurs/belangstellende administratie, locatie
De spreadsheet donateursadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij bestuurder mevrouw Boer. Bestuurder mevrouw Boer maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die zij bewaart in een afsluitbare lade.

C. Spreadsheet donateursadministratie, beheer
Nieuwe donateurs melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door bestuurder mevrouw Boer. Zij verwerkt de nieuwe aanmeldingen wekelijks in de spreadsheet. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. De afmeldingen worden eveneens wekelijks verwerkt door bestuurder Boer. Afmeldingen worden nog 2 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.

Privacyverklaring

Stichting Keniaproject van Teus en Leny Bos legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het donateurschap of de verwerking van een eenmalige gift. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren, zoals banken voor de verwerking van incassomachtigingen, en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door onze leveranciers vertrouwelijk behandeld. Uw emailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen zoals nieuwsbrieven over gestarte- en afgesloten projecten.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als donateur/belangstellende. Stuur daarvoor een mail aan info@kenia-project.nl Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat. Stichting Keniaproject van Teus en Leny Bos zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.